Format de facture électronique : Factur-X, UBL ou CII ?

Tu envoies déjà tes factures en PDF. Depuis des années. Et tu t’es probablement dit que la réforme, tu l’avais déjà faite sans t’en rendre compte. C’est le malentendu le plus répandu du sujet, et il vaut la peine de le tuer tout de suite.

La DGFiP écrit qu’une facture électronique doit respecter un format donné (UBL, CII ou un format mixte associant données structurées et fichier image) et transiter par une plateforme agréée. Un PDF scanné, ou un PDF joint à un mail, ne coche ni l’une ni l’autre de ces cases. Il n’est pas structuré, et il ne passe nulle part.

Pourquoi tant d’histoires pour un fichier ? Parce que ton PDF, l’administration ne sait pas le lire. Ton client non plus, en réalité : sa comptable ouvre le document et ressaisit à la main le montant HT, la TVA, la référence.

Le format structuré supprime cette ressaisie. C’est tout ce que la réforme cherche à obtenir. Et c’est aussi pourquoi elle n’acceptera pas un document que seul un œil humain sait décoder.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe un format qui coche les deux cases sans rien changer à ce que ton client voit. C’est Factur-X. Un PDF, à l’écran, exactement comme avant. Avec un fichier de données caché dedans.

La réforme française s’appuie sur une norme AFNOR, la XP Z12-012, qui définit les formats et profils constitutifs du socle minimal applicable à la réforme. Trois formats y figurent. Tous les trois descendent de la même norme européenne, l’EN 16931, qui décrit ce que doit contenir une facture, champ par champ.

Voilà la partie qu’on te dit rarement franchement : ce choix n’est pas le tien, et il n’a pas beaucoup d’importance. Les factures transitent par une plateforme agréée, immatriculée par l’État, et cette plateforme sait convertir d’un format du socle vers un autre. Ton client reçoit ce que sa propre plateforme lui sert. Tu émets ce que ton logiciel sait produire.

Donc si un commercial t’explique que sa solution est meilleure parce qu’elle gère les trois formats, il te vend une case à cocher. Ce qui compte, c’est qu’elle en produise un correctement, et qu’elle soit raccordée à une plateforme agréée. Le reste est du décor.

Pour un artisan, le format qui a du sens, c’est Factur-X. Pas pour une raison technique : parce que ton client, lui, veut encore voir sa facture. Un fichier UBL ouvert dans un navigateur, c’est une page de balises. Ton client particulier ou ton donneur d’ordre veulent un document. Factur-X leur donne les deux dans le même fichier.

Factur-X est co-édité par la FNFE-MPE et son homologue allemand FeRD. Côté allemand, le même format s’appelle ZUGFeRD. Techniquement, ce sont deux noms pour un seul objet, et tous deux implémentent la norme européenne EN 16931, publiée en 2017.

Concrètement, le fichier est un PDF au format PDF/A-3 — une variante du PDF prévue pour archiver et pour porter des pièces jointes. À l’intérieur, un fichier XML. Tu double-cliques : tu vois ta facture, avec ton logo, ta mise en page, tes lignes. Ton expert-comptable, lui, ouvre le même fichier dans son logiciel et récupère les données sans en retaper une ligne.

Ce XML, tu ne le verras jamais. Mais ça vaut le coup de savoir à quoi il ressemble, parce que c’est là que se joue tout ce dont on parle plus bas. Voici la partie qui décrit la TVA d’une facture de rénovation à deux taux :

Regarde bien ce qui est écrit là. Deux blocs, deux bases HT, deux taux, deux montants de TVA. Et un code de catégorie, S, qui dit « TVA standard due par le fournisseur ». Rien de tout ça n’est du texte libre. Chaque valeur a sa place, et un contrôle automatique vérifie que la somme des lignes tombe juste avec la base, et la base avec le total.

C’est là que la facturation change de nature. Aujourd’hui, une erreur de TVA sur un devis passe inaperçue jusqu’au contrôle. Demain, elle est calculée, transmise et recoupée à la seconde où tu envoies.

Tu veux voir d’où sortent ces données avant d’aller plus loin ? Le modèle de devis plombier montre la trame par postes et par taux dont le XML est tiré. Rien à donner, pas d’inscription.

Tous les articles sur le sujet s’arrêtent au nom du format. C’est dommage, parce que deux fichiers Factur-X peuvent contenir des choses radicalement différentes. Factur-X n’est pas un moule unique : c’est une famille de cinq profils, du plus pauvre au plus riche.

Le détail qui devrait t’intéresser tient dans deux lettres : WL, pour without lines. Le profil BASIC WL retenu au socle français est une facture hybride sans le détail des lignes en données structurées. En-tête, pied de facture, ventilation de TVA : oui. Tes postes de devis, un par un : non.

Est-ce que c’est légal ? Oui. Est-ce que ça te suffit ? Ça dépend de qui te paie. Si tu factures des particuliers et des petites entreprises, personne ne remarquera. Si tu travailles en sous-traitance pour une entreprise générale ou un bailleur social, leur système va chercher à rapprocher ta facture de leur commande, ligne à ligne. Sans les lignes, ce rapprochement échoue, et ta facture part en traitement manuel. C’est-à-dire au fond de la pile.

Ma règle, et je l’assume : ne signe pas pour un logiciel qui plafonne au BASIC WL. Demande par écrit quel profil il émet. Si la réponse est BASIC, EN 16931 ou EXTENDED, tu es tranquille. Si la réponse est « on est conformes », ce n’est pas une réponse.

Voilà le point que pas un seul article sur les formats ne traite, alors qu’il concerne la majorité des artisans du bâtiment.

L’obligation d’émettre une facture électronique vise les échanges entre assujettis à la TVA. Ta cliente qui refait sa salle de bain n’en est pas une. Ta facture pour elle ne part donc pas dans le circuit de la facture électronique.

Elle part quand même quelque part. La DGFiP appelle ça le e-reporting : les opérations de ventes ou de prestations de service avec des personnes non assujetties, dont les données de transaction et, dans certains cas, de paiement, sont transmises à l’administration par ta plateforme agréée.

Traduction en langage de chantier : tu ne factures peut-être aucun professionnel de l’année, tu as quand même besoin d’une plateforme agréée et d’un logiciel qui sait produire des données structurées. Le format n’a pas disparu du problème. Il a juste changé de porte.

Sur le calendrier, une seule date compte pour un artisan seul ou en petite équipe : le 1^er septembre 2026, tu dois pouvoir recevoir les factures électroniques de tes fournisseurs. L’obligation d’émettre, et celle de transmettre tes données, ne t’atteignent qu’au 1^er septembre 2027. Un an de plus, ce n’est pas une raison d’attendre : c’est le temps qu’il te faut pour choisir un outil sans te faire forcer la main.

Le bâtiment facture rarement comme un vendeur de fournitures de bureau. Quatre habitudes du métier deviennent, dans un format structuré, des champs qu’il faut renseigner correctement.

Le régime d’autoliquidation cité ci-dessus est celui décrit par Service-public pour les travaux réalisés en sous-traitance dans le bâtiment. Le taux de retenue de garantie de 5 % est le plafond usuel des marchés privés de travaux ; c’est ton contrat qui fait foi, pas cet article.

La réforme n’ajoute pas seulement un format. Elle ajoute quatre mentions obligatoires à celles que tu connais déjà.

Trois de ces quatre mentions ne te coûteront rien : ton logiciel les remplira tout seul. La quatrième, si. Le SIREN de ton client, tu ne l’as probablement nulle part. Ouvre ta liste de clients professionnels. Combien ont un SIREN renseigné ? Chez la plupart des artisans que je croise, la réponse est : aucun.

C’est le seul chantier administratif réel de la réforme, et il se fait à la main, une fois. Trente clients pros, deux minutes chacun sur l’annuaire des entreprises. Une heure de ta vie, un soir, plutôt que trente factures bloquées à la rentrée.

La troisième mention mérite un mot pour le bâtiment. « Livraison de biens ou prestation de services » : sur un chantier de fourniture et pose, c’est les deux. La case existe. Utilise-la, plutôt que de forcer ton chantier dans une catégorie qui ne lui va pas.

Le reste des mentions n’a pas bougé, et elles restent la première cause de facture contestée. Si tu veux les revoir en entier, c’est dans les mentions obligatoires d’un devis bâtiment.

Sofiane est plombier, seul, en région lyonnaise. Il refait une salle de bain dans un appartement de 1974 et remplace au passage le cumulus par un chauffe-eau thermodynamique. Un chantier banal. Il devient intéressant à l’instant où il faut le coder.

Le PDF que reçoit la cliente n’a rien d’exotique : quatre lignes à 10 %, une ligne à 5,5 %, un pied de facture. Le XML embarqué, lui, contient deux blocs de ventilation de TVA — ceux que tu as vus plus haut. Base de 3 015,20 € à 10 %, soit 301,52 € de TVA. Base de 2 640,00 € à 5,5 %, soit 145,20 €. Total HT 5 655,20 €, TVA 446,72 €, total TTC 6 101,92 €.

Un centime d’écart entre la somme des lignes et la base déclarée, et le fichier est rejeté. Pas par un contrôleur : par un script, en quelques secondes, avant même d’arriver chez ta cliente. C’est brutal, mais c’est honnête : tu sais tout de suite que ça coince.

Change une seule chose à ce chantier : Sofiane ne travaille plus pour la propriétaire, mais en sous-traitance pour une entreprise générale. Les postes ne bougent pas. La ventilation, si. Un seul bloc, base 5 655,20 €, code de catégorie « AE », taux 0 %, motif d’exonération renseigné, TVA à zéro. La mention « Autoliquidation » reste imprimée sur le PDF pour l’humain, mais ce qui compte désormais est le code.

Retiens ce basculement, il résume tout l’article : ce que tu écrivais en bas de page devient une donnée. Une donnée qui se code, se valide et se recoupe.

Réponse courte : tu ne le produis pas toi-même. Ni dans Word, ni dans Excel, ni avec un module gratuit trouvé un dimanche soir.

Un fichier Factur-X valide suppose un PDF au bon profil d’archivage, un XML conforme à un schéma et à un jeu de règles de gestion, des totaux cohérents au centime, et un dépôt sur une plateforme agréée. Ce n’est pas de la mauvaise volonté de ma part : c’est le travail d’un logiciel.

Ce que tu as réellement à faire tient en trois décisions.

Et si tu prends du retard ? La DGFiP a publié un guide pratique de démarrage qui annonce qu’il n’y aura pas d’application des sanctions aux entreprises en difficulté mais engagées dans une trajectoire sérieuse de mise en conformité, tout en précisant que cette approche « ne constitue ni un report ni une suspension de l’obligation ». Autrement dit : montre que tu avances, et on te laisse avancer.

Les sanctions existent bel et bien dans les textes. L’amende pour défaut d’émission sous forme électronique est de 50 € par facture, plafonnée à 15 000 € par année civile, et le défaut de transmission des données relève de l’article 1788 D du CGI, qui prévoit un droit à l’erreur pour une première infraction régularisée spontanément ou dans les trente jours.